Tietosuojakäytäntö 24.5.2018

 

Tietosuojakäytäntö - näin käsittelemme henkilötietojasi

Keitä me olemme ja mikä tämä sivu on

Tämä tietosuojakäytäntö kertoo Provad Oy:n (myöh. ”me”) yksityisyydensuojaa koskevista käytännöistä. Me toimimme Suomessa yritystunnuksella 1856723-2 ja rekisteröity kotipaikkamme sijaitsee osoitteessa Itsehallintokuja 6, 02600 Espoo.

Yksityisyydensuojasi on meille tärkeä, ja siksi sitoudumme suojelemaan sitä. Selvitämme seuraavassa perusteet, joiden pohjalta käsittelemme tietoja, joita kerätään sivustolla vieraillessasi tai muuten asioidessasi kanssamme.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”asetus”) soveltamisen alkaessa tämä tietosuojakäytäntö korvaa aiemmat rekisteri- ja tietosuojaselosteemme. Asetuksen mukaisesti haluamme informoida sivustomme käyttäjiä, asiakkaitamme sekä asiakasprospektejamme (jäljempänä yhdessä ”asiakas”) henkilötietojen käsittelystämme tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

Lue teksti huolella ymmärtääksesi näkökulmamme ja käytäntömme tietojesi keräämisen ja käsittelyn yhteydessä. Mikäli alla olevien tietojen lisäksi tietosuojakäytänteistämme herää kysymyksiä, pyydämme olemaan rohkeasti yhteydessä.

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Tätä tietosuojakäytäntöä koskeviin kysymyksiin vastaa tietosuoja-asioiden yhteyshenkilömme Elina Pennanen, ks. https://www.provad.fi/yhteystiedot.

Henkilörekisterimme

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja eri tarkoituksiin ja näin ollen osin eri rekistereissä.

Henkilötietojen käsittelymme tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme tämän tietosuojakäytänteen mukaisia henkilötietoja ensisijaisesti asiakassuhteen hoitamiseksi, mutta myös raportointiin/tilastointiin/kehittämiseen sekä tiedottaaksemme tuotteistamme ja palveluistamme sekä markkinoidaksemme niitä. Käsittelemme tietoja siten seuraavien oikeusperusteiden nojalla: sopimuksen täyttämiseksi, lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi sekä oikeutetun edun ja suostumuksen perusteella.

Kootusti voidaankin sanoa, että oikeutettu etumme koskee erityisesti tietoisuuden lisäämistä tuotteistamme ja palveluistamme, toimintojemme kehittämistä, lisämyynnin saavuttamista sekä toimivien yhteistyöverkostojen ylläpitämistä. 

Em. oikeusperustein käytämme sivustoltamme keräämiämme tietoja kootusti seuraavasti:

  • taataksemme, että sivuston sisältö esitetään sinulle ja tietokoneellesi kaikkein tehokkaimmassa muodossa
  • tarjotaksemme sinulle meiltä (tai kolmansilta osapuolilta, tilanteesta riippuen) tilaamiasi tietoja, tuotteita ja palveluja, tai palveluja
  • täyttääksemme välillemme syntyneiden sopimusten mukaiset velvollisuutemme
  • salliaksemme sinulle halutessasi pääsyn palvelumme interaktiivisiin toimintoihin
  • ilmoittaaksemme sinulle palvelumme muutoksista
  • asiakaspalveluumme ja markkinointitarkoituksiimme

Mitä tietoja keräämme ja käsittelemme (henkilötietotyypit)

(a) sinulta itseltäsi

Keräämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja silloin, kun annat ne meille täyttämällä sivustolla olevia lomakkeita, ollessamme yhteydessä muutoin tai sopimusvelvoitteitamme täyttäessämme. Meille antamiisi tietoihin lukeutuvat esimerkiksi tiedot, joita annat täyttäessäsi yhteydenottopyynnön, tilatessasi palveluja esim. uutiskirjeitä, lisäämällä sivustolle omaa aineistoasi esimerkiksi kommentoidessasi artikkeleita tai silloin kun teemme muutoin yhteistyötä. Rekistereissämme käsitellään muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä tietoja: perushenkilötiedot, kuten nimi, yhteystiedot, sähköpostiosoite ja yritystiedot. Lisäksi käsittelemme sivustoomme ja palveluihimme liittyviä tietoja, kuten ilmoittamiasi kiinnostustietoja; käyttäjätunnustasi ja salasanaasi; suoramarkkinointisuostumuksia ja -kieltoja.

(b) käyttämällä evästeitä

Lisäksi käytämme nk. evästeitä kerätäksemme yleisesti internetin käyttöäsi koskevaa tietoa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi IP-osoitteet, selaimen versio, vierailujen määrä ja vastaavat internetin käyttöä ja sivuston vierailuja koskevat tiedot. ”Eväste” on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tietokoneesi kiintolevylle. Evästeiden avulla voimme parantaa sivustoamme ja tarjota tarpeisiisi tarkemmin sovitettuja palveluja, esimerkiksi tallentamalla suosikkisi ja tunnistamalla sinut aina, kun palaat sivuillemme. Voit estää evästeiden tallentumisen aktivoimalla kyseiset asetukset internetselaimestasi. Huomioi kuitenkin, että evästeiden hyväksymättä jättäminen saattaa estää pääsysi tiettyihin sivustomme toimintoihin.

(c) muuten

Käytämme myös julkisia lähteitä tarvittaessa, jotta voimme varmistaa esimerkiksi tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden. Hyödynnämme markkinoinnissamme myös luotettavia kumppaneita, joilta saatamme saada tietoja.

Kenelle luovutamme tietojasi

Tämän tietosuojakäytännön mukaisesti ja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa voimme luovuttaa henkilötietojasi konserniimme kuuluville yrityksille eri puolilla maailmaa sekä palveluntarjoajille (mm. HubSpot), jotka ovat kolmansina osapuolina yhteistyössä kanssamme. Varmistamme näiden yhteistyökumppaneiden kanssa, että he jakavat näkemyksemme yksityisyyteen liittyen ja sitoutuvat vastaaviin käytäntöihin kuin meillä on.

Tietojesi siirto internetissä muutoin

Valitettavasti tietojen siirto internetissä ei ole täysin turvallista. Siksi vastaat tekemästäsi tiedonsiirrosta itse. Vastaanotettuamme tietosi sovellamme tiukkoja menettelyjä ja turvallisuustoimenpiteitä estääksemme asiattomilta pääsyn tietoihisi. Emme kuitenkaan voi taata, että meille antamasi tiedot ovat täysin suojassa kolmansien osapuolten väärinkäytöksiltä. Saatuasi (tai valittuasi) salasanan, jolla saat käyttöoikeuden sivuston määrättyihin toimintoihin, olet itse vastuussa salasanan säilyttämisestä salaisena. Edellytämme, ettet paljasta salasanaa kenellekään.

Tietojasi ei siirretä toimestamme EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Markkinointiperiaatteemme

Huomaathan, että tuotteemme ja palvelumme on suunnattu yritys-/ammattikäyttöön. Näin ollen jättäessäsi yhteystietosi tai esimerkiksi ladatessasi materiaalia sivustoltamme ymmärrät, että saatamme olla sinuun yhteydessä myös myöhemmin kertoaksemme lisää tuotteidemme ja palveluidemme hyödyistä edustamallesi organisaatiolle/yritykselle.

Henkilötietojen säilytys

Käsittelemme henkilötietoja kunkin käyttötarkoituksen mukaisesti ja ajan. Haluamme muistuttaa, että esimerkiksi meitä sitovat lainmukaiset velvoitteet saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä myös esimerkiksi välillämme olevan sopimuksen päättymisen jälkeen. Lisäksi on hyvä huomioida, että saatamme säilyttää tarvittaessa tilastoinnin kannalta oleellisia tietoja niin, että asiakas ei ole niistä tunnistettavissa suoraan tai välillisesti.

Oikeutesi rekisteröitynä

Sinulla on

  • oikeus saada pääsy henkilötietoihin
    -> voit olla meihin yhteydessä ja tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu
  • oikeus tietojen oikaisemiseen
    -> vaikka pyrimme eheään ja ajantasaiseen tietoon, voit olla meihin yhteydessä ja pyytää, että virheelliset tiedot oikaistaan
  • oikeus tietojen poistamiseen
    -> mikäli käyttötarkoitus on päättynyt ja olet esimerkiksi peruuttanut tiettyä käsittelyä varten antamasi suostumuksen, poistamme tietosi ja sinulla on oikeus tätä meiltä myös vaatia
  • oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    -> voit olla meihin yhteydessä ja esimerkiksi rajoittaa aiemmin antamia suostumuksiasi
  • vastustamisoikeus
    -> olemme luoneet mekanismit, joilla asiakkaamme voivat vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ja muistutamme myös siitä esimerkiksi uutiskirjeissämme
    -> siltä osin kuin käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on aina oikeus vapaasti peruuttaa antamasi suostumus
  • oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    -> voit olla meihin yhteydessä, jos tarvitset tietojasi muissa kuin meidän järjestelmissä ja pyrimme antamaan tiedot siten, että ne voidaan siirtää toiseen järjestelmään

Muuta huomioitavaa

Vaikka pyrimme toimimaan mm. asetuksen mukaisesti, tarvittaessa voit olla yhteydessä tietosuojaan liittyvään yhteyshenkilöömme tai tehdä valituksen asianomaiselle valvontaviranomaiselle.

Pyrimme tietoja kerätessä informoimaan, mitkä ovat vapaaehtoisia ja mitkä pakollisia tietoja. Lähtökohtaisesti ainakin edellä listatut tiedot ovat tarpeen palveluiden antamiseksi (ja näin mm. sopimuksen/lain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi).

Hyödynnämme henkilötietojasi myös automaattisesti toimintojemme laadun (mm. tiedotuksemme kohdistuminen) varmistamiseksi. Emme kuitenkaan tee henkilötietojesi perusteella yksittäispäätöksiä.